Der beste Workaround ist manchmal das größte Warnsignal

In Unternehmen entstehen ständig kleine Lösungen: eine Excel-Liste, ein Notizzettel, eine WhatsApp-Gruppe, ein täglicher Export oder der Kollege, der weiß, dass vor der Rechnung noch „dieser eine Schritt“ nötig ist. Irgendwann heißt es: „Das machen wir schon immer so.“

Ein Workaround ist zunächst etwas Positives. Jemand hat ein Problem erkannt und dafür gesorgt, dass die Arbeit weitergeht.

Improvisation ist häufig ein Zeichen von Kompetenz – nicht von schlechter Organisation.

Problematisch wird es erst, wenn eine temporäre Lösung unbemerkt zum dauerhaften Bestandteil des Geschäftsprozesses wird.

Ein Beispiel aus dem Handwerk

Ein Mitarbeiter auf einer Baustelle benötigt zusätzliches Material. Offiziell wäre der Weg vielleicht: Bedarf feststellen → Auftrag aktualisieren → Materialbedarf erfassen → Bestellung auslösen.

In der Praxis ist ein anderer Weg schneller: Foto machen → WhatsApp an einen Kollegen → „Kannst du das noch bestellen?“ → Kollege bestellt. Das Material kommt, die Baustelle läuft weiter. Der Workaround funktioniert.

Später befindet sich die Information über die zusätzliche Bestellung vielleicht nur noch im Chat, im Kopf eines Mitarbeiters, beim Kollegen im Büro oder beim Lieferanten. Im Auftrag fehlt sie. Dann entstehen Fragen: Zu welcher Baustelle gehört das Material? War es eine Zusatzleistung? Muss sie berechnet werden? Warum weicht die Kalkulation ab?

Wenn der Schattenprozess übernimmt

Der zweite Prozess steht in keinem Handbuch und keinem System. Trotzdem kann er der Prozess sein, der das Unternehmen tatsächlich am Laufen hält. Die Mitarbeiter gleichen fehlende Übergänge täglich aus – und weil sie das gut machen, bleibt die Schwachstelle unsichtbar.

Je besser ein Workaround funktioniert, desto länger kann er verbergen, dass im eigentlichen Prozess etwas fehlt.

Hinweise, genauer hinzusehen

„Schick mir das einfach per WhatsApp.“ · „Ich habe dafür meine eigene Liste.“ · „Das muss ich später noch übertragen.“ · „Das System kann das nicht.“ · „Frag Peter.“ · „Einmal am Tag kopiere ich das rüber.“

Das sind keine Beweise für schlechte Prozesse. Sie sind Hinweise darauf, wo genauer hingeschaut werden könnte.

Nicht jeden Workaround beseitigen

Nicht jede improvisierte Lösung braucht ein Digitalisierungsprojekt. Manche sind einfach, günstig, zuverlässig und selten notwendig. Entscheidend sind Häufigkeit, Aufwand, Fehlerfolgen, betroffene Folgeprozesse, Abhängigkeiten und die Frage, was passiert, wenn die Person fehlt, die den Workaround kennt.

Ein Workaround kann selbst wieder zu personengebundenem Wissen werden: Problem → Mitarbeiter entwickelt Lösung → nur dieser Mitarbeiter kennt sie → das Unternehmen wird abhängig. Dazu passt Wenn Wissen nur in einem Kopf existiert. Der Beitrag Zwischen Baustelle, WhatsApp und Büro betrachtet den Informationsverlust; hier geht es um die Frage, warum solche informellen Wege entstehen.

Wer verstehen möchte, wie ein Unternehmen tatsächlich funktioniert, sollte nicht nur fragen: „Welche Systeme verwendet ihr?“ Mindestens genauso interessant ist: „Was macht ihr, wenn das System euren tatsächlichen Arbeitsablauf nicht abbildet?“

Manchmal ist der beste Workaround das größte Warnsignal.