Bei Digitalisierung denken Unternehmen häufig zuerst an große Systeme: ERP, CRM, Warenwirtschaft, Buchhaltung oder neue Software.
Ein erheblicher Teil unnötiger Arbeit entsteht jedoch in kleinen Abläufen, die niemand bewusst als Geschäftsprozess wahrnimmt.
Der unsichtbare Ablauf
Ein Kunde ruft an. Was dann geschieht, wirkt oft wie normale tägliche Arbeit:
- Kunde ruft an
- Mitarbeiter macht sich eine Notiz
- Kollege wird gefragt
- Eine alte E-Mail wird gesucht
- Information wird in ein System und eine Excel-Liste übertragen
- Kunde wird zurückgerufen
Jeder einzelne Schritt wirkt unbedeutend. Passiert derselbe Ablauf jedoch jeden Tag mehrfach, entsteht daraus erheblicher Aufwand.
Eine kleine Rechnung
Das folgende Beispiel ist keine allgemeingültige Unternehmenskennzahl. Es macht lediglich sichtbar, wie schnell kleine Wiederholungen ins Gewicht fallen können.
Schon in diesem vereinfachten Rechenbeispiel entstehen durch Suchen, Nachfragen und Übertragen rund 150 Minuten am Tag – und damit ungefähr 50 Stunden im Monat.
Auf der Baustelle sieht es ähnlich aus
Auch im Handwerk gibt es viele solche Übergaben:
Baustelle → Rückfrage → Anruf ins Büro → Information suchen → Rückruf → Arbeit fortsetzen
Jede einzelne Unterbrechung erscheint klein. In Summe können solche Übergaben jedoch erhebliche Arbeitszeit binden.
Das Problem liegt nicht zwingend darin, dass Mitarbeiter falsch arbeiten. Oft fehlt lediglich ein einfacher Informationsfluss zwischen den Beteiligten.
Worauf es sich lohnt zu achten
Digitalisierungspotenzial steckt häufig nicht in den großen Systemen, sondern in den kleinen Wiederholungen dazwischen.
Deshalb sollte man nicht ausschließlich danach suchen, welche Software ein Unternehmen verwendet. Interessanter sind Fragen wie:
- Was wird täglich gesucht?
- Was wird mehrfach eingetragen?
- Wo muss jemand nachfragen?
- Welche Information wird regelmäßig weitergegeben?
- Wo wartet Arbeit auf eine Information?
Diese Fragen zeigen oft schneller als eine Systemliste, wo Arbeit verloren geht und wo eine kleine Verbesserung einen großen Unterschied machen kann.
Der erste Schritt
Nicht jede Beobachtung braucht sofort eine neue Softwarelösung.
Der erste Schritt ist, diese unsichtbaren Prozesse überhaupt sichtbar zu machen. Erst dann lässt sich beurteilen, ob eine klare Übergabe, eine bessere Information, eine kleine Automatisierung oder eine technische Verbindung tatsächlich helfen würde.