In Digitalisierungsprojekten fällt häufig sehr früh der Satz:
„Wir müssen endlich von Excel weg.“
Doch Excel ist häufig nicht die eigentliche Ursache des Problems.
Eine über Jahre gewachsene Tabelle kann gleichzeitig Prozessbeschreibung, Datenbank, Arbeitsoberfläche und Träger von Erfahrungswissen sein. Wird sie einfach durch eine neue Software ersetzt, wird deshalb nicht automatisch der dahinterliegende Prozess besser.
Was man sieht – und was tatsächlich dahintersteckt
Ein Mitarbeiter pflegt eine Excel-Tabelle. Für Außenstehende sieht sie nach einer simplen Liste aus. Der Mitarbeiter weiß jedoch zusätzlich:
- was bestimmte Spalten tatsächlich bedeuten,
- welche Sonderfälle existieren,
- welche Werte besonders wichtig sind,
- wen er bei bestimmten Problemen kontaktieren muss,
- welche Schritte nach einer Änderung folgen.
| Was man sieht | Was tatsächlich dahintersteckt |
|---|---|
| Excel-Tabelle | Prozess und Reihenfolge der Arbeitsschritte |
| Spalten und Werte | Regeln, Bedeutungen und Prioritäten |
| Markierungen oder Farben | Ausnahmen und Erfahrungswissen |
| Kommentare und Notizen | Verantwortlichkeiten und Übergaben |
| Eine Änderung in einer Zeile | Nachgelagerte Aufgaben und Entscheidungen |
Ein großer Teil des eigentlichen Prozesses befindet sich damit nicht in Excel, sondern im Kopf des Mitarbeiters.
Das Risiko beim Werkzeugwechsel
Wird lediglich Excel durch eine neue Software ersetzt, besteht die Gefahr, dass dieses Wissen verloren geht. Oder der alte Prozess wird lediglich in einer neuen Oberfläche nachgebaut – inklusive seiner unklaren Regeln, manuellen Umwege und versteckten Abhängigkeiten.
Dann sieht die Lösung moderner aus, arbeitet aber nicht grundsätzlich besser.
Die entscheidende Frage ist deshalb nicht zuerst, welches Werkzeug die Tabelle ersetzen soll. Entscheidend ist, welche Arbeit die Tabelle heute tatsächlich unterstützt und welche Entscheidungen an ihr hängen.
Die Kernaussage
Bevor man ein Werkzeug ersetzt, muss man verstehen, welchen Prozess und welches Wissen es tatsächlich trägt.
Digitalisierung sollte deshalb nicht mit der Auswahl einer Software beginnen, sondern mit dem Verständnis der vorhandenen Abläufe.
Dazu gehören auch die scheinbar kleinen Dinge: Übergaben, Ausnahmen, Rückfragen, Abhängigkeiten und das Wissen, das nie dokumentiert wurde, weil es für die zuständige Person selbstverständlich ist.
Was daraus für eLords bleibt
Nicht zuerst fragen:
„Welche Software brauchen wir?“
Sondern:
„Wie funktioniert die Arbeit heute eigentlich wirklich?“
Erst wenn Abläufe, Übergaben, Abhängigkeiten und informelles Wissen sichtbar sind, lässt sich entscheiden, wo eine technische Veränderung tatsächlich sinnvoll ist.
Excel ist dabei nicht automatisch das Problem. Manchmal ist die Tabelle nur der sichtbarste Träger eines viel größeren, gewachsenen Arbeitsprozesses.