Kunden, Artikel, Lieferanten, Mitarbeiter, Fahrzeuge, Materialien und Standorte wirken zunächst wie einfache Datensätze. Fast jeder Geschäftsprozess baut jedoch auf ihnen auf.
Ein Prozess kann nur so zuverlässig arbeiten wie die Informationen, auf denen er basiert.
Eine Adresse, mehrere Wahrheiten
Eine Kundenadresse kann im CRM, ERP, Onlineshop, in der Buchhaltung und im Versandsystem stehen. Solange überall dieselbe Adresse steht, fällt die Datenstruktur nicht auf. Zieht der Kunde um und nur das CRM wird aktualisiert, entsteht eine grundlegende Frage: Welche Adresse ist eigentlich die richtige?
Daten werden erst durch Prozesse wertvoll:
- Kundenadresse
- Angebot
- Auftrag
- Rechnung
- Lieferung
Ist die Ausgangsinformation falsch, zieht sich der Fehler durch mehrere Prozesse.
Beziehungen schaffen Kontext
Ein Unternehmen kann alle notwendigen Informationen besitzen und trotzdem Datenprobleme haben. Entscheidend sind auch die Beziehungen zwischen ihnen.
Im Handwerk sind das etwa Rechnungs- und Baustellenadresse, Ansprechpartner, Fotos, Termine, Materialien und frühere Arbeiten. Wenn diese Informationen nicht eindeutig verbunden sind, entstehen sehr alltägliche Fragen: Welcher Herr Müller ist gemeint? Zu welchem Auftrag gehört das Foto? Wo wurde dieses Material verbaut?
Daten werden nicht allein durch ihre Menge wertvoll. Sie werden wertvoll, wenn ihre Bedeutung und ihre Beziehungen verständlich sind.
Automotive und Immobilien
Ein Ersatzteil ist nicht nur ein Produkt. Es kann mit Hersteller, Artikelnummer, Referenzen, Fahrzeugen, Motorisierungen, Bauzeiträumen, Alternativen, Preisen und Beständen verbunden sein.
Ein Produktdatensatz kann korrekt sein und trotzdem nutzlos werden, wenn die Fahrzeugzuordnung falsch ist. Dasselbe Prinzip galt bei Domicilio24 / Piso24: Erst die Beziehung von Anforderungen und Eigenschaften ermöglichte Matching. Was wir früh schon Integration nannten beschreibt diesen historischen Blick genauer.
Stammdaten und Bewegungsdaten
Stammdaten beschreiben die Dinge, mit denen ein Unternehmen arbeitet: Kunde, Produkt, Lieferant, Mitarbeiter oder Fahrzeug. Bewegungsdaten beschreiben, was mit ihnen passiert: Bestellung, Auftrag, Rechnung, Lieferung oder Zahlung.
Ohne verlässliche Stammdaten verlieren auch Bewegungsdaten ihren Kontext.
Schlechte Daten erzeugen menschliche Arbeit
Wenn Systeme Informationen nicht zuverlässig liefern, gleichen Menschen das Problem aus:
- System zeigt Information
- Mitarbeiter vertraut ihr nicht
- Prüft anderes System
- Fragt Kollegen
- Korrigiert Information
Schlechte Datenqualität zeigt sich häufig nicht als IT-Fehler – sondern als zusätzliche Arbeit.
Ein besonders häufiges Problem sind mehrere Wahrheiten: Im CRM steht Telefon A, im ERP Telefon B, in Excel Telefon C. Das Unternehmen hat nicht zu wenig Information, sondern zu viele Wahrheiten. Für wichtige Informationen sollte klar sein, wo sie entstehen, wer sie verändern darf und wie andere Systeme davon erfahren. Dazu passt Verbunden heißt noch lange nicht integriert.
Qualität, nicht Perfektion
Datenqualität bedeutet nicht, alle Daten theoretisch perfekt bereinigen zu müssen. Wichtiger ist: Welche Informationen sind für die wichtigsten Prozesse kritisch? Kundenkontakt, Baustellenadresse, Artikelnummer, Lieferstatus, Fahrzeugzuordnung, Preis oder Bestand sind mögliche Startpunkte.
KI kann Informationen erkennen, klassifizieren, Beziehungen vorschlagen und bei der Suche helfen. Sie ersetzt aber nicht die Verantwortung für deren Bedeutung. Bei drei Telefonnummern für denselben Kunden muss weiterhin geklärt werden, welche gültig ist.
Gute Stammdaten sind unsichtbar. Man bemerkt ihren Wert meistens erst, wenn sie fehlen oder falsch sind.
Hinter vielen Prozessproblemen steckt letztlich eine einfache Ursache: Die richtige Information war nicht zur richtigen Zeit am richtigen Ort.